Berliner Arbeitskreis Maklerprozesse: Sicherheit und Prozessintegration der Nachrichtenübermittlung

Aus E-Mail wird D-Mail und kombiniert mit eNorm und GDV-Branchennetz könnte eine sichere Kommunikation zwischen Versicherern und Vermittlern hergestellt werden, ohne die Beteiligten finanziell und bei den Geschäftsprozessen zu überfordern. Auf diesen kurzen Nenner lässt sich der Diskussionsstand nach dem ausgebuchten zweitätigen Workshop des Berliner Arbeitskreises Maklerprozesse bringen.

E-Mail ist zum Massenmedium geworden. Kein anderes Kommunikationsmittel hat so rasend schnell die Arbeitswelt verändert. Die täglichen Volumina an jedem Arbeitsplatz in der Versicherungsbranche sind enorm, der Umgang mit der E-Mail eher sorglos. Das Medium ist schnell, billig und es ist einfach, auf diesem Weg zu kommunizieren. Und es ist mit etwas technischem Verständnis und geringen Mitteln erschreckend einfach, eine E-Mail mitzulesen.

Michael Salzburg und Olaf Hallwachs, Mitglieder des Arbeitskreises, hatten im Vorfeld der Veranstaltung den Mailverkehr ihrer Maklerbüros untersucht und festgestellt, dass nicht nur Makler und Versicherer dieses Medium lieben, auch mehr als 50% der Kunden nutzen es im Austausch mit den Maklern. Dabei macht sich kaum jemand Gedanken über die Inhalte und Anhänge. Eine Verschlüsselung kommt selten vor.

Noch detaillierter untersuchte Thomas Beckmann von Martens & Prahl den Mailverkehr einiger ihrer Partner. „Es gibt kaum Arbeitsplätze, die weniger als 50 eingehende und sicher ebenso viele ausgehende E-Mails pro Tag zu verzeichnen haben“, berichtete Beckmann. Zusätzlich beklagte er den Medienbruch zwischen dem Maklerverwaltungsprogramm und dem E-Mail-Client. Schließlich sind die Inhalte von E-Mails in der Regel unstrukturiert. Viele Nachrichten seien aber strukturierbar, weil sie immer wieder in gleicher Form vorkommen. Thomas Beckmann sprach sich daher dafür aus, zumindest strukturierte Daten nicht per Mail, sondern als Informations-Datensätze in der eNorm des GDV auszutauschen.

Die Überlegungen der Versicherer wurden beispielhaft von Volker P. Andelfinger, R+V, dargestellt. Es geht den Versicherern nicht nur um den sicheren, also verschlüsselten, E-Mail-Verkehr und um Signaturen, sondern auch um die Prozessintegration in den Versicherungsunternehmen. Hereinkommende Mails sollen möglichst direkt in die Scanner der Gesellschaften laufen und den Sachbearbeitern und Beständen zugeordnet werden, wo immer dies möglich und sinnvoll erscheint. Die Versicherer haben diverse Lösungen für eine Verschlüsselung geprüft. Innerhalb der Ausschließlichkeit ist die Auswahl noch vergleichsweise einfach. Was aber, wenn auch der Nachrichtenaustausch mit ungebundenen Vermittlern sicher werden soll?

Die Makler machen klar: Aufwändige, teure und unterschiedliche Lösungen kommen für sie nicht in Frage. Wie schon bei der eVB zuletzt mit der Direktanbindung an die Zentrale Stelle der GDV Dienstleistungs GmbH & Co KG demonstriert, muss es möglich sein, standardisierte Lösungen zu entwickeln. Alles andere ist nicht praxistauglich und wird daher keine Akzeptanz finden. Dies untermauern auch durch die jüngsten Umfrageergebnisse des dvb-Makler-Audits der deutsche-versicherungsboerse.de, auf die sich Friedel Rohde, ebenfalls Arbeitskreis-Mitglied, bezog.

Die „Alternativen Wege der Nachrichtenübermittlung“, die Rohde vorstellte, sind nach seinen Erfahrungen ebenfalls nicht als echter und akzeptabler Ersatz zu sehen. Eine E-Mail, die den Anwender auf eine E-Mail in einem Webportal, einem Makler-Extranet zum Beispiel, hinweist, ist ein Umweg, den kein Makler gerne geht. Bei Berücksichtigung der Tatsache, dass viele Makler mit einigen Dutzend Versicherern zusammenarbeiten, wird schnell klar, dass es nicht sein kann, wenn ein Mitarbeiter eines Maklerbüros morgens zuerst 30 - 40 Portale „abklappert“, um nachzusehen, welche Post der Versicherer dem Makler im Extranet zum Abruf zur Verfügung stellt.

Angesichts der Unsicherheiten beim E-Mail-Austausch, die in Vorträgen von Arbeitskreismitglied André Köhler und Artur Schiefer, beide von der Universität Leipzig, deutlich gemacht wurden, wurde dennoch allen Teilnehmern deutlich, dass Handlungsbedarf besteht.

Hoffnung keimt bei den Aussagen von Steffen Heyde auf, der im Auftrag des BMI das eGovernment-Projekt „Bürgerportale“ präsentierte. Dahinter verbirgt sich die schon erwähnte D-Mail. Und die ist nichts anderes, als ein E-Mail-Dienst mit eingebauter Sicherheit und Verbindlichkeit. Der Staat schafft hier die Voraussetzungen für eine sichere Kommunikations-Infrastruktur. Jeder Bürger, aber auch jedes Unternehmen kann bei zertifizierten privatwirtschaftlich betriebenen Anbietern einen D-Mail-Account eröffnen. Die Mail-Adressen haben einen Zusatz, der sie sofort als sichere Mailadresse erkennbar macht. Es entsteht ein geschlossener sicherer Kommunikationsraum über das Internet mit gesicherter Anbindung an die bisherige Internet-E-Mail-Infrastruktur.

Teilnehmer an der in Kürze startenden Pilotierung sind gerne gesehen, wie nicht nur Steffen Heyde, sondern auch Thorsten Wunderlich von der DATEV wissen ließ, der über die Gefahren und den mangelnden Beweiswert von E-Mails referierte und die Aussagen von Steffen Heyde ergänzen konnte. Was unstrukturierten Nachrichtenverkehr angeht, müssten wir uns demnach nicht umgewöhnen, das Handling stimmt mit dem der E-Mail überein.

Und die strukturierten Nachrichten? Auch hier gibt es Hoffnung, denn die Informations-Datensätze, eine Spezies der eNorm des GDV, liegen fertig in der Schublade und harren ihrer Veröffentlichung. Mit diesen Geschäftsvorfall-Datensätzen lassen sich eine Vielzahl von Nachrichtentypen versenden. Und wenn für den Versand das frisch zertifizierte GDV-Branchennetz für die Kommunikation auch vom Makler verwendet wird, was laut Michael Bathke von der GDV Dienstleistungs GmbH & Co KG möglich ist, steht der Kommunikation zwischen den Systemen der Versicherer und den MVPs nichts mehr im Weg. Fast nichts. Schließlich müssen noch die GeVo-Datensätze veröffentlicht und die Schnittstellen umgesetzt werden. Und die Anbindung der Makler ist zu bündeln. Auch hier regte sich das Interesse diverser Pilotierungswilliger.

To be continued. Die Abschlussdiskussion des mit Informationen voll gestopften Workshops zeigte erste gangbare Wege auf. Diese gilt es zu vertiefen und konkretisieren. Im April 2008 ist in Berlin eine Folgeveranstaltung geplant.

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