High-Tech-Lösung von TA Triumph-Adler macht die digitale Datenverarbeitung kinderleicht

Es hat sich mittlerweile herum gesprochen: Unternehmen, die ihre Dokumente digital archivieren, sparen bis zu 70 Prozent der Kosten im Vergleich zur Aufbewahrung in Papierform. Und trotzdem: Experten gehen davon aus, dass rund ein Drittel der deutschen Unternehmen über keine geeignete Lösung zur effizienten Bearbeitung von Dokumenten verfügt. Ein Grund dafür mag sein, dass die Digitalisierung der in Papierform vorliegenden Dokumente sowie deren anschließende Bearbeitung den Unternehmen zunächst kompliziert erscheinen. Die TA Triumph-Adler West GmbH bietet Komplettlösungen, die sämtliche Vorgänge rund um das Dokument für den Kunden komfortabel machen. So lassen zum Beispiel technische Innovationen wie ein spezieller Datenstift die digitale Datenverarbeitung zum Kinderspiel werden.

Effiziente und ganzheitliche Lösungen rund um das Dokument aus einer Hand: Das haben sich die Dortmunder Spezialisten für das Document Business auf die Fahnen geschrieben. So haben sie beispielsweise einen speziellen Datenstift umgehend in ihr modular aufgebautes Konzept DIDO (Digitale Dokumenten Organisation) integriert. DIDO dient der zügigen und standortübergreifenden Bearbeitung digitaler Dokumente. Bei dem Datenstift handelt es sich um einen Stift, der neben der Kugelschreibermine, die ihn zu einem normalen Schreibgerät macht, eine integrierte Infrarotkamera besitzt.

Mit Hilfe der Kamera können handgeschriebene Dokumente schnell und einfach digitalisiert werden – eine Technik, die zum Beispiel in der Gesundheitswirtschaft, der Logistik oder der Marktforschung Anwendung findet. „Dies sind Branchen, in denen bislang hauptsächlich mit Durchschlägen, Kopien und Scans gearbeitet werden musste“, erklärt Markus Pierburg, Leiter des Projektvertriebs Software bei der TA West. „Wird jedoch der Datenstift angewendet, liegen die Dokumente in Echtzeit digital zur weiteren Bearbeitung oder entsprechenden Archivierung vor. Mit Hilfe spezieller Software werden die handschriftlichen Notizen einfach in ein elektronisches Abbild umgerechnet.“ Das Geheimnis: Die vom Mitarbeiter auszufüllenden Formularvordrucke befinden sich auf einem zuvor mit einem speziellen Punktemuster bedruckten Papier. Anhand dieses Musters „erkennt“ der Datenstift über die integrierte Infrarotkamera die genaue Position der Schrift. Je nach den Anforderungen des Kunden lassen sich mit dieser Technik und der entsprechenden Software sogar Unterschriften auf ihre Echtheit hin überprüfen, was die Erfüllung der vom Gesetzgeber geforderten IT- Compliance gewährleistet.

Die weiteren Vorteile der digitalen Bearbeitung von Dokumenten liegen auf der Hand: Während laut einer Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde dauert, ist diese Arbeit auf digitalem Wege in weniger als einer Viertelstunde erledigt. Angesichts dieser Zahlen wundert es kaum, dass die digitale Archivierung wesentlich kostengünstiger ist. Statt wertvolle Arbeitszeit zu vergeuden, können sich die Mitarbeiter wieder voll auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Drucken