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Hilfe, Hilfe ich ertrinke

IT-Umstellungen und Ihre kleinen und großen Katastrophen Immer zum Januar ist es mal wieder soweit. Neue EDV-Systeme werden eingeführt, vielfach mit großen und größten Schwierigkeiten. Aufträge können nicht erfasst, Produktionen nicht geplant, Rechnungen nicht geschrieben, Zahlungen nicht gebucht, Mahnungen nicht gedruckt werden und vieles mehr.

Hilfe, Hilfe ich ertrinke. Ca. 4.500 Zeichen

 IT-Umstellungen und Ihre kleinen und großen Katastrophen

Immer zum Januar ist es mal wieder soweit. Neue EDV-Systeme werden eingeführt, vielfach mit großen und größten Schwierigkeiten. Aufträge können nicht erfasst, Produktionen nicht geplant, Rechnungen nicht geschrieben, Zahlungen nicht gebucht, Mahnungen nicht gedruckt werden und vieles mehr. Es beschleicht uns das Gefühl, das Unternehmen ist zum Stillstand gekommen. Chaos, Chaos überall, man hört die Rufe „Hilfe, Hilfe wir ertrinken", doch wer rettet uns?

Funktionsfähigkeit als erstes

Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, ist es nass, da kann man leider nichts mehr dran ändern. Jetzt muss der erste Blick auf die Funktionsfähigkeit des Unternehmens ausgerichtet sein, nicht auf Schadenersatzansprüche. Zum einen sind da die frustrierten Mitarbeiter, die in ihrer täglichen Arbeit gehemmt sind. Hier gilt es schnell ein Ventil zu schaffen, über das die einzelnen User ihrem Ärger Luft machen können. So lässt sich ein Großteil der kleinen Probleme schnell beheben.

Prozesse untersuchen und angleichen

Zum anderen bekommt das Projektteam, das die EDV-Einführung begleitet hat, jetzt eine neue wichtige Funktion. Anhand der Beschwerden aus den Fachabteilungen muss überprüft werden, ob die Probleme auf eine falsche Software Programmierung oder einen nicht funktionierenden Geschäftsprozess zurückzuführen sind. EDV-Programmierfehler sollten normalerweise schnell behoben sein. Geschäftsprozesse müssen in den Einzelschritten auf Logik und Schnittstellen überprüft werden. Neue EDV-Systeme wie SAP sind i.d.R. abteilungsübergreifend. Geschäftsprozesse sind oft auf diese ineinander greifende Funktion des Systems nicht vorbereitet und müssen angepasst werden.

Vorbeugen ist besser als reparieren

All diese Löcher, die jetzt geflickt werden müssen, hätte man natürlich im Vorfeld vermeiden können. Es ist im Regelfall heute so, dass nach der Unternehmensentscheidung für eine Software IT-Spezialisten kommen, um das System unternehmensspezifisch einzustellen. Diese ermitteln zusammen mit dem Unternehmen die Anforderungen für das neue System, fügen auf Wunsch die eine oder andere kleine Verbesserung hinzu und programmieren es für den gewünschten Einsatzzweck. Viel Programmierarbeit wird dabei verschwendet, Auswertungen und Prozesse in möglichst ähnlicher Form wie beim alten System zu liefern.

Organisation und EDV gehören zusammen

Besser dagegen wäre, wenn Mitarbeiter eines Unternehmens mit Organisationsberatern und der beteiligten Softwarefirma im Vorfeld die Unternehmensprozesse erfassen und auf Effektivität, Optimierung und Schnittstellenproblematiken überprüfen. Die beste Darstellung der Prozesse und Auswertungen ist das Pflichtenheft fürs neue System. Die Umsetzung muss dann von diesem Team begleitet, überwacht und auf Funktionsfähigkeit überprüft werden. Eine solche Vorgehensweise würde jedem Unternehmen viel Geld sparen, aber kaum jemand handelt so.

Warum solche Missstände

Wenn man den Ursachen dieser Missstände nachgeht, kommt man schnell zum Kern dieses Problems. IT-Einführungskonzepte beschäftigen sich nicht mit Organisation. Softwarefirmen beschäftigen sich nicht mit Arbeitsprozessen. EDV-Angebote enthalten keine Bereiche der Prozessoptimierung, sie würden sich sonst verteuern. Aber das Wesentlichste ist; Wenn ein IT-Consultant den Wunsch eines Unternehmens erfüllt, also abbildet, was im Unternehmen im Moment geschieht, macht er subjektiv keinen Fehler. Warum sollte er also versuchen, auf Prozessoptimierungen hinzuweisen, die er zum einen nicht bezahlt bekommt und die ihn zum anderen mit Verantwortung belasten, wenn der neue Prozess hinterher nicht funktioniert. Wenn er dazu überhaupt von seinem Erfahrungs- und Wissenspotential in der Lage ist.

An die eigene Nase packen

Der tiefere Grund liegt also im Unternehmen, das die Weichen stellt. Es muss das richtige Team zusammenbringen und dort den Prozess entwickeln und implementieren lassen. Solche Maßnahmen werden zu eindeutig besseren IT-Implementierungen führen. Da wird niemand mehr ertrinken, denn alle sitzen dann in einem Boot. Was man zum Schluss aber auch nicht vergessen sollte: Moderne EDV-System wie z.B. SAP beginnen in ihren Möglichkeiten erst mit der Einführung. 90% aller IT-Budgets schließen aber mit der Einführung des Systems ab. Das ist in etwa so, als wenn man sich einen Düsenjäger kauft und ihn anschließend über die Straße schiebt. Dafür hätte ein Handwagen auch gereicht.