Provisionsabrechnung: Warum ein Maklerverwaltungsprogramm unerlässlich ist. (Praxisbericht)
Eine der wichtigsten Einnahmequellen für viele Versicherungsvermittler, egal, ob Versicherungsmakler oder Versicherungsvertreter, ist die Provision oder Courtage auf vermitteltes
Geschäft. Für viele ist dies noch immer die einzige Einnahmequelle und damit Basis des Geschäftsbetriebes. Die Vorausberechnung zu erwartender Einnahmen bietet eine gewisse
Möglichkeit der Liquiditätsvorschau und der Planung künftiger Investitionen auf Basis des aktuellen Bestandsvolumens.
Umso erstaunlicher ist es, dass nicht einmal 50 % der Vermittler die Höhe der zu erwartenden Provision controllen und diese dann mit den Zahlungseingängen abgleichen.
Anhand von 2 Praxisbeispielen möchten wir Ihnen zeigen, wie wichtig ein modernes Maklerverwaltungsprogramm für Sie ist.
Praxisbeispiel Provisionsabrechnung
Hans Makler ist Versicherungsmakler und hat 3 Außendienstmitarbeiter, die selbstständig als Versicherungsmakler Verträge für ihn vermitteln.
Max Vertrieb ist Inhaber eines Finanzvertriebes, dessen Außendienstmitarbeiter als Handelsvertreter für ihn arbeiten. Zusätzlich empfehlen ihm regelmäßig andere
Versicherungsvermittler Kunden und fungieren somit als Tippgeber.
Sowohl Hans Makler als auch Max Vertrieb haben Verträge mit ihren "freien" Vermittlern und Tippgebern, in denen die Provisionshöhe und Provisionsteilung für vermitteltes
Geschäft bzw. empfohlene Kunden geregelt sind. Neben Abschlussprovisionen verteilen sie auch laufende Courtagen und Bestandspflegeprovisionen an ihre Vermittler. Die Tippgeber von Max Vertrieb
erhalten eine Pauschale je Neuvertrag, der bei einem empfohlenen Kunden geschrieben wird.
Während H. Maklers Mitarbeiter alle gleichberechtigt einen festen prozentualen Satz der eingehenden Provision bekommen, können sich die Mitarbeiter in M. Vertriebs Unternehmen eine eigene
Struktur aufbauen und Mitarbeiter ausbilden. Die Abrechnung erfolgt nach einem fest definierten Einheitensystem, wobei die Bewertungssummen der Verträge mittels eines Faktors in Einheiten
umgerechnet werden, eine feste Bezugsgröße, die für jeden Mitarbeiter gleich und einfach nachzuvollziehen ist.
Je nach Stufe des Mitarbeiters erhält dieser seinen Einheitenwert multipliziert mit den Einheiten des Vertrages als Provision ausgewiesen. Wird ein Vertrag wie bei Antragstellung policiert, kann
der Mitarbeiter bereits bei Antragstellung die zu erwartende Provision für diesen im Kopf ausrechnen.
Beide Unternehmen haben ein professionelles Bestandsführungssystem im Einsatz, welches auch ein Provisionsabrechnungsmodul enthält. Dieses ist für beide
unerlässlich. Hans Makler hat es zwar über Jahre mit seiner eigenen Excel-Lösung versucht, ist aber mit steigender Bestandsgröße und Provisionsvolumen schnell an seine
Grenzen gestoßen.
Hürden und Anforderungen an die Abrechnung
Die erste Hürde stellt für viele Versicherungsvermittler, für die die o.g. Unternehmen exemplarisch stehen, die Überwachung der zu erwartenden Provisionseinnahmen und damit die
Grundlage für eine langfristige Planung dar. Zuerst gilt es, die exakte Bewertungssumme eines Vertrages zu errechnen, welche die Provisionsgrundlage darstellt. Dazu genügt häufig ein
Blick in die Courtagezusage des jeweiligen Produktgebers. Während es sich im Sachversicherungsbereich meistens relativ einfach darstellt (Nettobeitrag per Zahlweise), steigen die Anforderungen
für die Berechnung im Bereich der privaten Krankenversicherung. Hier gilt es, in die Wertung weitere Faktoren, wie z.B. den gesetzlichen Zuschlag, eventuelle Risikozuschläge und weitere
Einschlüsse zu berücksichtigen, wobei sich die Verfahrensweise bereits hier von Versicherer zu Versicherer unterscheidet.
Jahresbeitrag, Laufzeiten, Beitragszahlungszeiten, Eintrittsalter, Stückkosten und Laufzeit-Faktoren sind einige der Berechnungsparameter für die Bewertungssummen bei Lebens- und
Rentenversicherungen. Bereits an dieser Stelle kann eine professionelle Software helfen, viel Zeit und Nerven zu sparen.
Ist die Basis gelegt - alle Wertungssummen errechnen sich nach Vertragsanlage im System korrekt von selbst - kann an die Vorausberechnung der zu erwartenden Provision zur jeweiligen Fälligkeit
gedacht werden. Die Software muss in der Lage sein, unter Beachtung der Fälligkeit, sowohl eine oder mehrere Abschlussprovisionen (u.a. Dynamik, unterschiedliche AP für Voll-KV und
Pflegepflicht) zu berechnen, ebenso verschiedene Sätze von Bestandspflegeprovisionen und natürlich die laufenden Sachprovisionen. Eventuelle Stornosicherheitsabzüge oder Beiträge
zur Vertrauensschadenversicherung müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Max Vertrieb und Hans Makler können mittels ihrer Software die Provisionsvorausschau ziemlich genau erstellen, wobei es unerheblich ist, ob dies monatlich oder täglich erfolgen soll.
Kommt die Provisionsabrechnung vom Produktgeber, werden die erwarteten Einnahmen je Vertrag mit den tatsächlichen Werten abgeglichen und noch offene Provisionswerte, sowie die Differenzen in
einem vorher definierten Prozess aus dem Programm als Mahnliste per E-Mail verschickt.
Während Hans Makler den Abgleich manuell macht, importiert die Buchhalterin von Max Vertrieb bereits heute 70 % der laufenden Einnahmen ins Abrechnungsmodul. Viele Produktgeber liefern die Daten
in Form von Microsoft Excel-Tabellen, csv-Dateien oder GDV-Dateien. Nach dem Import werden die Daten mit den offenen Posten der erzeugten Sollstellung automatisch abgeglichen, was dem Unternehmen sehr
viel Zeit und Geld spart. Dabei wird eine Abweichung von bis zu 5 % toleriert.
Provisionen >150 € gleicht auch Max Vertrieb lieber manuell ab, da eventuelle Abweichungen hier höher ins Gewicht fallen.
Provisionsverteilung
Nach dem Abgleich wird die Provision an die Vermittler verteilt. Während im Programm von Hans Makler eingestellt ist, wieviel Prozent der eingehenden Provision an den Abschlussvermittler verteilt
wird, erhalten im System von Max Vertrieb die Führungskräfte der Vermittler eine Leitungsvergütung in Höhe der Differenz in der Provisionsstufe. Etwaige Tippgeberprovisionen werden
entweder dem Abschlussvermittler abgezogen oder auf die übergeordnete Struktur aufgeteilt. Da dies von Fall zu Fall unterschiedlich sein kann, ist M. Vertriebs Abrechnungsmodul maximal flexibel,
darauf hat er bereits beim Kauf geachtet.
In beiden Firmen wird von den Vermittlern vertragsbezogen Stornosicherheit in unterschiedlicher Höhe einbehalten. Die Vermittler von Max Vertrieb müssen immer mindestens 20% des
Gesamthaftungsvolumens in ihrer Stornoreserve haben, bei Hans Makler sind es festgelegte Mindestwerte von 15.000,00 €. Beide Programme prüfen regelmäßig die hinterlegten Werte,
sind diese erreicht, wird keine weitere Stornoreserve mehr einbehalten, wird der Wert unterschritten, greift das System wieder automatisch ein.
Auch wenn M. Vertriebs Vermittler nach einem Einheitenmodell abgerechnet werden, hinterliegt diesem im Programm ebenfalls ein interner prozentualer Verteilungsschlüssel in Bezug auf den
Zahlungseingang. Kommt weniger Provision im Unternehmen an, sinken auch die abgerechneten Einheiten des Vermittlers. So schützt auch Max Vertrieb sich vor Überzahlung.
Kunden- und vertragsbezogene Provisionsteilungen mit Tippgebern werden vorgangsbezogen eingesteuert. Hierbei entscheidet der abschließende Vermittler über die Höhe der
Tippgeberprovision, welche von seiner Provision abgezogen wird.
Nach dem Provisionslauf werden die Abrechnungen bei Hans Makler verschlüsselt per E-Mail an die Vermittler versandt, M. Vertriebs Vermittler holen sich ihre Abrechnungen im Onlineportal des
Vertriebes ab. Dort werden die Provisionsnoten automatisch hochgeladen.
Lösungsansatz MVP
Beide Fälle zeigen die Komplexität der Provisionsabrechnung im Versicherungsvertrieb auf, die sich in der heutigen Zeit des digitalen Wandels nur noch mit professionellen Abrechnungsmodulen
von Bestandsführungssystemen effektiv und korrekt durchführen lässt.
CODie beispielsweise bietet optional zur Bestandsführung im CODieBOARD #finance-center ein Provisionsabrechnungsmodul, welches extrem flexibel und umfangreich ist. Neben den oben angeführten
Funktionalitäten bietet dieses für Unternehmen, die mit Handelsvertretern arbeiten, zusätzlich die Möglichkeit, bei Ausscheiden des Vermittlers für diesen einen Buchauszug zu
erstellen, um Provisionsstreitigkeiten aus dem Weg zu gehen.
Überzeugen Sie sich von der Leistungsfähigkeit des Programmes und fordern Sie noch heute Ihre persönliche Testversion an oder buchen Sie eine Onlinepräsentation mit einem unserer Mitarbeiter.
Autor: Sascha Zingler, Maklerkonzepte GbR
Pressekontakt:
Herr Andreas Bargfried
Frau Anne Korff
Tel.: 0331-5818420
E-Mail: demo@codie.com
CODie software products e.K.
Zeppelinstr. 47 A
14471 Potsdam
www.codie.com
CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der
permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den
modernsten Entwicklungswerkzeugen.
