Es ist wichtig, Ihre Kundendokumente und Verträge ausreichend vor Fremdzugriffen und Missbrauch zu schützen. Denn schon viele Makler und Unternehmen erlitten einen plötzlichen
Genickbruch wegen unzureichender Datensicherheit. Im Folgenden finden Sie erste Schritte dem entgegenzuwirken.
Gefahren bei der Verarbeitung von Dokumenten
Täglich erreichen ein mittelständisches Maklerunternehmen hunderte Dokumente auf verschiedenen Wegen und in unterschiedlichen Formaten. Diese gilt es, schnellstmöglich zu verarbeiten
und vorgangsbezogen zu archivieren.
Eine unverschlüsselte, ungeschützte Speicherung der Dokumente im Dateisystem ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht zu empfehlen. Erstens hat jeder Nutzer im Netzwerk, dann
direkten Zugriff auf die Dokumente, zweitens können externe Anwendungen, auch Schadsoftware, auf die Dokumente zugreifen und sie unbrauchbar machen. Eine professionelle Dokumentenverwaltung ist
für den Arbeitsalltag des Versicherungsmaklers deshalb unerlässlich und zumeist in das Maklerverwaltungsprogramm (MVP) integriert.
Doch nicht nur die Einsicht in die Dokumente stellt ohne MVP eine Gefahr dar, auch ist durch den Ordnerzugriff ein leichtes Löschen der Dokumente möglich.
Selbst bei Nutzung eines MVP können Engpässe entstehen, fehlende Verknüpfungen zu Kunden oder Vorgängen werden z. B. häufig erst bemerkt, wenn es zu spät ist.
Daher empfiehlt es sich, bei der Auswahl der Maklerverwaltung sehr genau zu schauen, wo und wie die Dokumente abgelegt und gespeichert werden.
Arten der Dokumentenarchivierung
Professionelle Softwarehäuser haben die oben beschriebene Problematik auf zweierlei Wegen gelöst:
Die Speicherung der Dokumente in der Datenbank verspricht eine nahtlose Integration in die bestehende Software, eine gleichbleibende Arbeitsoberfläche und die Möglichkeit der Volltextsuche.
Die Dokumente sind verschlüsselt abgelegt und werden erst direkt beim Aufruf entschlüsselt. Dadurch gestaltet sich die Datensicherheit und Sicherung einfacher.
Alternativ bedienen sich einige Hersteller professioneller Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Diese haben häufig einen deutlich größeren Leistungsumfang als integrierte DMS, wie
vollständige Workflowumgebungen und vielfältigen Funktionen zum Bearbeiten bestehender Dokumente.
Probleme und Kosten
Allerdings erzeugt diese Verfahrensweise Fehleranfälligkeit und hohe Kosten. Sowohl die Verwaltungsprogramme, als auch die DMS werden ständig weiterentwickelt, deshalb müssen
Schnittstellen permanent aktuell gehalten werden. In der Vergangenheit führte das regelmäßig zu Problemen, wie Fehlern bei der Datenübertragung zwischen MVP und DMS.
Versicherungsmakler müssen außerdem zwei Programme erwerben und etwaige Nutzungsgebühren entrichten.
Beide Varianten versprechen allerdings, gegenüber der unverschlüsselten Ablage im Dateisystem, Revisionssicherheit und die Möglichkeit der Versionierung von eigenen Dokumenten, wie den
Maklerdokumenten.
Lösung für sichere Archivierung
Das Potsdamer Softwarehaus CODie bietet seinen Kunden beide Möglichkeiten an. Mittels integriertem Dokumentenmanagement sind die gespeicherten Dokumente
direkt mit den dazugehörigen Vorgängen verknüpft und können weitestgehend automatisiert in den täglichen Arbeitsprozessen weiterverarbeitet werden.
Ob Anschreiben, Serienbriefe, Schadensmeldungen oder Vorlagen – Jedes erstellte, importierte und eingescannte Dokument wird verfälschungssicher (revisionssicher) in der Datenbank des
Maklerverwaltungsprogrammes archiviert. Jede Änderung ist also jederzeit nachvollziehbar – das betrifft sogar den E-Mail-Verkehr über Microsoft Outlook.
Hat der Nutzer allerdings ein externes DMS (z.B. Docuware) im Einsatz, wird dieses über eine Schnittstelle angesprochen, so dass abgelegte Dokumente in der Anwendung extern aufgerufen werden
können.
Sie müssen also keine unnötigen Risiken eingehen - richtige Archivierung ist einfach und bietet viele Wege zum Ziel.
Sollten Sie gerne ein Maklerverwaltungssystem kennenlernen wollen, das Sie bei der sicheren Archivierung entlastet, können Sie dies z. B. auf der DKM (Halle 4, Stand A04) tun. Dort beraten Sie
Fachkräfte aus dem Hause CODie gerne zum Thema.
Pressekontakt:
Herr Andreas Bargfried
Frau Anne Korff
Tel.: 0331-5818420
E-Mail: demo@codie.com
CODie software products e.K.
Zeppelinstr. 47 A
14471 Potsdam
www.codie.com
CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der
permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den
modernsten Entwicklungswerkzeugen.
