SmartCard macht teure Vordrucke überflüssig: Innovative Lösung von TA Triumph-Adler sorgt für weniger Verwaltungsaufwand in der Sanitär- und Heizungsbranche

Eigenes Briefpapier, eigenes Logo, individuelle Lieferscheine und Rechnungen – verwaltet eine Unternehmensgruppe ihre Töchter vom Hauptsitz aus, bedeutet das oftmals: Verschiedenste Vordrucke und Unterlagen müssen bevorratet werden. Da kommen schnell riesige Mengen Papier zusammen. Dieses Problems hat sich die Heinrich Schmidt GmbH & Co. KG im Rahmen der Modernisierung ihres gesamten papiergebundenen Dokumentenmanagements entledigt. Die pfiffige Lösung heißt „SmartCard“ und kommt von der TA Triumph- Adler West GmbH, den Spezialisten für effizientes Dokumenten- Management, die die gesamte Restrukturierung der Output-Prozesse verantworteten.

– Der Clou: Die neuen Systeme von TA Triumph-Adler sind mit CF-Speicherkarten, den „SmartCards“ ausgestattet. Auf ihnen sind die verschiedenen Dokumentenvorlagen hinterlegt. Soll nun ein bestimmter Briefkopf gedruckt werden, kann der Mitarbeiter von seinem PC aus ein Signal an das System senden, das dann das gewünschte Dokument samt Inhalt druckt. „Wir können mit dieser neuen Technik komplett auf die Vordrucke im Design unserer einzelnen Tochtergesellschaften verzichten. Das ist wesentlich effizienter und kostengünstiger, als die alte Lösung: Da haben wir die Formulare in einer Druckerei erstellen lassen. In der Verwaltung standen dann sechs Nadeldrucker, die mit den unterschiedlichen Papieren befüllt waren“, erklärt Michael Egeling, IT-Leiter der Heinrich Schmidt GmbH, der für das Projekt verantwortlich zeichnete. Doch das ist nicht die einzige Verbesserung, die das neue Output-Management der TA Triumph-Adler West GmbH mit sich bringt: „Als wir mit dem Projekt begonnen haben, fanden wir eine für Unternehmen dieser Größe vollkommen klassische Situation vor. Verschiedene Modelle unterschiedlicher Hersteller, teils gemietet, teils gekauft, bildeten die Systemlandschaft“, erinnert sich Harald Jakubek, der Projektleiter bei TA Triumph-Adler. Schuld an dieser gewachsenen Systemlandschaft war u.a., dass die Unternehmensgruppe in den vergangenen Jahren stark expandiert ist. Heute ist Heinrich Schmidt mit über 70 Niederlassungen einer der größten Lieferanten in Nordrhein- Westfalen für die Bereiche Sanitär, Heizung, Klima und Elektroinstallation.

Mit Hilfe des eigens entwickelten Beratungs- und Analysekonzepts TOM (Total Output Management) erarbeitete TA Triumph-Adler eine neue Lösung, mit der das Unternehmen rund 10 Prozent seiner Kosten im Bereich Dokumenten-Output einspart – und das bei gleichzeitiger Verbesserung der gesamten Druckqualität im Unternehmen. „Dieser Punkt war uns besonders wichtig“, so Egeling. „In unseren Ausstellungszentren planen wir für unsere Kunden direkt vor Ort, wie bestimmte Trends in ihren Badezimmern aussehen könnten. Farbausdrucke machen das ganze anschaulich – verständlich, dass die Ausdrucke von bester Qualität sein müssen.“

Ein All-in-Vertrag, der individuell auf die Kundenbedürfnisse hin zugeschnitten wurde, regelt die gesamte Wartung und den Service für die insgesamt über 600 Systeme: So übernimmt TA Triumph-Adler z.B. die gesamte Versorgung aller Systeme mit Verbrauchsmaterialien wie etwa Toner. Neben vertraglich vereinbarten Servicezeiten ist auch ständige Verfügbarkeit der Systeme vertraglich garantiert: Dauert eine Reparatur bspw. länger als 24 Stunden, wird das System gegen ein anderes ausgetauscht. Ein spezieller Service, den TA Triumph-Adler hier bietet: Da die Lieferschein-Drucker der Heinrich Schmidt GmbH von größter Bedeutung sind, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, hält TA Triumph-Adler sogar ständig ein Backup-System für den Fall einer Störung bereit.

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