Versteckten Kosten auf der Spur – Das Dokumentenmanagement auf dem Prüfstand

Krankenhäusern und Praxen geht es finanziell schlecht. Das Problem: Die Kosten steigen, während die Einnahmen begrenzt sind. So zahlen die Krankenkassen beispielsweise nur noch eine Fallkostenpauschale für die Behandlung von Patienten, während die Ausgaben für Personal und Energie immer höher werden. Einziger Ausweg: Sparen. Kosten verstecken sich häufig dort, wo man sie auf den ersten Blick nicht vermutet. Im Dokumenten- Management etwa. Rund 15 Prozent der Kosten lassen sich hier einsparen. 

Nürnberg Oktober 2008 – „Patientenabläufe optimieren, Kosten senken, strategische Chancen nutzen“ – das ist das Motto des diesjährigen Treffens für Entscheidungsträger in der Radiologie. Und auch TA Triumph-Adler arbeitet nach diesem Grundsatz: „Der Verwaltungsaufwand im Dokumenten-Management ist ein wahrer Kostentreiber. Fast 80 Prozent aller Kliniken wissen nicht einmal, wie viel genau sie dafür ausgeben. Dabei kann nur sparen, wer sich einen detaillierten Überblick über die tatsächlich anfallenden Kosten verschafft und anschließend seine Arbeitsabläufe entsprechend optimiert“, so Robert Feldmeier. Mit dem Beratungs- und
Analysekonzept TOM (Total Output Management) bietet der Spezialist für Effizienz im Document Business Krankenhäusern und Praxen eine attraktive Lösung: Nach einer detaillierten Analyse der Kostenstrukturen entwickelt TA Triumph-Adler ein individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Hauses angepasstes Konzept zur Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement. Besonderes Einsparpotential bieten dabei die Vereinheitlichung der Hardware-Systeme und das Outsourcen der Gerätewartung. „Nur etwa 35 bis 40 Prozent der Druckkosten entfallen tatsächlich auf das Drucken. Der Rest wird ausgegeben für Installation, Updates von Treibern, Verwaltung und Asset-Management. Damit wird ein Großteil der Kosten durch nicht vorhersehbaren Zeitaufwand verursacht“, weiß Feldmeier. Diese Kenntnisse des Vorstandsvorsitzenden stammen aus der Praxis: TA Triumph-Adler hat bereits mehr als 700 Projekte in der Gesundheitsbranche erfolgreich realisiert.

Doch auch die digitale Archivierung von Dokumenten bietet angesichts wachsender Aktenberge in Krankenhäusern enormes Einsparpotenzial: Mit Hilfe des Konzeptes DIDO (Digital Document Organisation) lassen sich durch digitale Archivierung rund 70 Prozent der Kosten gegenüber der Aufbewahrung in Papierform einsparen. TA Triumph-Adler bietet Krankenhäusern zudem ein vollständiges digitales Basisarchiv. Es gewährleistet eine strukturierte Langzeitarchivierung aller Patientenakten auf kleinstem Raum und sorgt für die ständige Verfügbarkeit aller Dokumente an jedem Arbeitsplatz. So wird für die Archivierung von 15 Mio. Patientendaten nur die Fläche eines DIN A3-Blattes benötigt. Für Kliniken und Krankenhäuser bedeutet das: Bei einer Komplettlösung bestehend aus einem Output-Konzept und einem Konzept zur digitalen Dokumentenverwaltung wird eine durchschnittliche Einsparung von 20 bis 28 Prozent erreicht.

Weitere Informationen liefert Robert Feldmeier in seinem Vortrag „Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und Kostensenkung“ am 11. Oktober 2008 auf dem 7. MARA-Kongress.  

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