Die Crux mit der Policenummer: Ein Kommentar zum Thema BiPRO-Dokumentenimport

Die BiPRO-Norm 430, die die Abholung von Dokumenten und deren Geschäftsvorfälle definiert, ist die am weitesten eingesetzte Norm und auch sicherlich die mit der größten Bedeutung für die Maklerschaft. Nur, die Dokumentenzuordnung zum Bestand bleibt schwierig.

Während die Übertragung der Dokumente erstaunlich gut funktioniert und immer mehr Gesellschaften beginnen diese um sinnvolle Details, wie Spartendaten, zu ergänzen, verkompliziert eine Sache ganz besonders den praktischen Nutzen: Unterschiedliche Schreibweisen für ein und dieselbe Policenummer.

Einige Gesellschaften kennen, auch historisch gewachsen, mehr als 90 verschiedene Strukturen für ihre Policenummern. Diese rühren Teils aus Zusammenschlüssen her, aber auch weil im Laufe der Jahre immer wieder neue organisatorische oder technische Anforderungen in die Schreibweise eingeflossen sind. Hier ein konkretes Beispiel anhand eines Gewerbeversicherers:

Schreibweisen einer Policenummer:

A0123*45678901234*5678 AB-012 34 567890123 AB. 012 34 567890123 AB.: 012 34 567890123 AB01234567890123 ABC01-23456789012 ABC: 012345(678901) AB_012345 (AB 0 1234C567 A0123*45678901234*5678	0A1 23456789012 0A1BCDEFGH23456 IJ 0A1234567890-123 0A B1 23456 78 01 .:;23456789, 01 / 234567890 01 234 5A67 01 234 56789 01 2345 6789 01 23456 789	01 :234567890 01 A23456789 01-23456789 01-23456789012345-6 01.234567890 01/234567890 012 3 A45678901 012 3A45678901 012 34 012 34 5 67890123	012 34 5678 012 34 5678 9012 012 34 5678A9BC01 012 34 5678A9012 012 34 5678ABC9D 012 34 5678ABCDE 012 34 56789 012 012 34 56789.0 012 34 56789;01234 012 34 56789A-012
AB-012 34 567890123 AB. 012 34 567890123 AB.: 012 34 567890123 AB01234567890123 ABC01-23456789012 ABC: 012345(678901) AB_012345 (AB 0 1234C567 0 12(3456789 0 1234567 ABC D 8901234	01 23456.789 01 234567 01 2345678 9 01 2345678(A 01 2345678)90 01 23456789 01 23456789.:, 01 23456789A0 01 234567890 01 2345678901	012 34 5:67890123 012 34 5A67890 012 34 5A6789012 012 34 56A 7890 012 34 56A7890123 012 34 56AB,7890 - 012 34 56AB78901 012 34 567 8901 012 34 567 89012 012 34 567AB,8901	012 34 567890 012 34 567890 12 012 34 567890.1,23 012 34 567890A1 012 34 5678901 012 34 5678901A2 012 34 5678901AB 012 34 56789012 012 34 56789012A 012 34 56789012A-
012 34 56789012AB3 012 34 567890123 012 34 567890123 45678 012 34 567890123A 012 34 A56789012 012 34 ABCD5678 012 345A6789012 012 3456789012 012- 345:67890123 012- AB- CD- 345678...9	012/3A/45678901 012/34(567890123 012/34/56 789 01 012/34/56-7890123 012/34/5678:9012 012/34/567890-123 012/34/567890123 012/34/567890123 456 012/3456-789012-34 012/34567/890123	012/3456789/0123 012/345678901234 012A345678901234 01234 567890- 01234 567890123 012345 012345 678901234 012345/678901-2-34 012345/678901234 01234567	01234567-8 012345678 012345678. 01234567890 01234567890123 : 012 34 56789012

So lange je Policenummer immer nur ein Strukturtyp verwendet wird, stellt das auch gar kein Problem dar. Ein Problem gibt es für den Makler nur, wenn z. B. die Policenummer der Unfallversicherung von Herrn Meier, in zwei Varianten existiert. Zum Beispiel auf einer Beitragsrechnung anders als auf einer Änderungspolice oder die Nummern je nach Übermittlungsweg (Post vs BiPRO) anders aussehen.

Leider ist das ein recht häufiger Fall. Viele Versicherer senden die gleiche Policenummer mit Vor-Nullen, Bindestrichen oder Abteilungskürzeln an den unterschiedlichsten Stellen. Dies stört natürlich die automatisierte Zuordnung, denn die MVP Systeme müssen sich (noch) an der Policenummer festhalten.

Als technische Lösungen setzen die Softwareanbieter dem u. A. entgegen:

• Mapping (Zuweisungstabellen) im MVP
• Filter- und Transformationsregeln beim Intermediären (BiPRO-Box, Zeitsprung etc.)
• Heuristische Verfahren für die Zuordnung im MVP

Das ist natürlich mit Kosten und hohen Konfigurationsaufwand verbunden. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sauber der Makler seine eigene Bestandsverwaltung führt. Die per BiPRO übertragene Policenummer lässt sich zwar für die Zuordnung im MVP technisch abwandeln, aber worauf? Es muss je Gesellschaft ein festes Schema im Bestand vorherrschen. Das Problem ist, die Gesellschaft hat schon Jahre lang verschiedenste Policenummern - Varianten gesendet und es mag beliebig sein, für welche sich der Makler entschieden hat. Ferner können, je nach Maklerverwaltungsprogramm, Verträge auch mehrmals im System existieren, z. Bsp. aufgrund von Dynamisierung, hier müssen dann Heuristiken unterstützen.

Die BiPRO-Norm bietet, zumindest für neue Verträge, hier einen Ausweg an. Es ist technisch möglich, bei der Antragsgenerierung (z. B. im Vergleichsrechner) eine Nummer an die Gesellschaft zusenden, die dann u.a. für die Zuweisung der Erstpolice genutzt wird, aber auch darüber hinaus als Identifikationsmerkmal dienen kann. Vergleichsrechner können die Nummer mit dem Antrag an das MVP zurückgeben. Einige Versicherer nutzen dies bereits.

Neben dem haben/versuchen mehrere Versicherer das Chaos der Schreibweisen zu vereinheitlichen. Dies fällt umso schwerer, je mehr Legacy Systeme die Gesellschaft im Einsatz hat. Das ist der Fachausdruck für Alt-Systeme, wie etwa dem damals populären IBM AS/400, die teils noch wie Microsoft DOS Eingabe basiert arbeiten. Solche und ähnliche Systeme benötigen ein eigenes Betriebssystem und teils eigene Hardware und es wird immer schwieriger das Personal zu finden, das damit noch umgehen kann. Außerdem müssen die dort enthaltenen Daten erst für moderne Softwareanwendungen übersetzt werden.

In der Vergangenheit wurden diese Systeme um viele Schnittstellen und Schichten ergänzt, um neuere Drittsysteme bedienen zu können. Daraus ergeben sich komplexe technische Strukturen, die immer auch die Anforderungen von alten Systemen berücksichtigen müssen bzw. ganz eigene Anforderungen mit sich bringen. So kommt es, dass die gleiche Policenummer mit Punkten in Druckstücken getrennt wird und im BiPRO-Transfer hingegen mit z.B. Bindestrichen geliefert wird. Das ist natürlich nur einer von vielen Gründen.

In Bezug auf den BiPRO-Datentransfer stellt sich häufig auch die Frage, wo dieser denn beim Versicherer die Daten abgreift. Viele Versicherer haben diesen an ihre Druckschiene angebunden. Vereinfacht ausgedrückt, die Schnittstelle, die auch den Postdruck bedient, reicht die Dokumente an den BiPRO-Server weiter. Das kann ein Problem sein, denn diese Schnittstellen sind häufig nicht dafür konzeptioniert worden auf erweiterte Vertragsdaten, wie Beiträge oder Spartendetails, zuzugreifen. Ergo, fällt es schwer diese z. B. per BiPRO 430.4 mitzuliefern.

Um einen möglichst hohen Grad an Automation zu erreichen, sollte das Maklerunternehmen also Zeit investieren die technischen Möglichkeiten ihres jeweiligen Anbieters auszureizen. Ferner kann es auch helfen die selbstgeführten Vertragsinformationen zu erweitern, etwa um die Abrechnungsnummer (Courtagenummer) des Vertrages. Einige Systeme, wie das MVP von CODie, können diese Nummer nutzen, um die Zuordnung der BiPRO-Dokumente vorzunehmen. Die Abrechnungsnummer der Police ist tatsächlich bei allen Gesellschaften eindeutig.

Strukturierte Datenerfassung zahlt sich also für den Makler aus, auch wenn es eines Tages bequemere technische Lösungen geben mag. Ansonsten gilt weiterhin das populäre Sprichwort der IT: “Shit in = Shit out”.


Matti Bargfried
Leiter Marketing


Pressekontakt:

Herr Matti Bargfried
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E-Mail: demo@codie.com

CODie software products e.K.
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CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den modernsten Entwicklungswerkzeugen.

Matti Bargfried




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