In der Versicherungswirtschaft fließt ein erheblicher Teil der Arbeitszeit noch in die manuelle Verwaltung. Dabei schlummern in vielen Maklerbüros längst Automatisierungspotenziale. Denn bereits kleine Schritte im Maklerverwaltungsprogramm (MVP) schaffen spürbare Entlastung.

Vertriebsalltag 2025: Zwischen Effizienzdruck und Fachkräftemangel
Der Versicherungsmarkt wandelt sich: Konsolidierungsbewegungen, wachsender Druck auf Margen bei gleichzeitig steigenden Anforderungen an Service, Erreichbarkeit und Geschwindigkeit. In vielen Maklerbüros stehen dem allerdings veraltete Prozesse und manuelle Tätigkeiten gegenüber. Ein Großteil der Arbeitszeit wird für standardisierte Innendienstaufgaben aufgewendet. Die Technologie, um das zu ändern, ist längst da. Entscheidend ist nun, sie sinnvoll und pragmatisch einzusetzen.

Was bedeutet Automatisierung im Maklerverwaltungsprogramm?
Automatisierung meint nicht „alles auf Autopilot“, sondern das gezielte Einrichten von automatischen Folgeprozessen, wenn bestimmte Auslöser eintreten. Im Maklerverwaltungsprogramm SMART ADMIN lassen sich zum Beispiel Workflows definieren, die bei Rückfragen von Versicherern automatisch Erinnerungen versenden oder Statusmeldungen aktualisieren – ganz ohne manuelles Zutun. So bleiben Prozesse transparent, standardisiert und verlässlich, auch bei steigendem Volumen.
Darüber hinaus sind im zunehmenden Stakeholder-Management zwischen Kunden und Versicherern automatisierte Prozesse aus dem Makleralltag nicht mehr wegzudenken.
Die größte Herausforderung für viele Vermittlerinnen und Vermittler ist, dass sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Doch es braucht keinen 100 %-Ansatz. Bereits ein Automatisierungsgrad von 10 % bis 20 % entlastet spürbar: zum Beispiel durch automatisierte Begrüßungsschreiben, Terminbestätigungen oder Status-E-Mails bei Angebotsanfragen. Insbesondere bei Sach- und standardisiertem Massengeschäft wie der Kfz-Versicherung ist das Automatisierungspotenzial hoch.
Grundlage ist der Blick auf die gelebten Prozesse im jeweiligen Unternehmen. Bei der strukturierten Analyse und Entwicklung passgenauer Automatisierungsschritte stehen wir auf Wunsch beratend zur Seite. 

Wie Makler durch Prozessautomatisierung Zeit und Kosten sparen
Wie Automatisierung konkret funktioniert, zeigen zwei Praxisbeispiele unserer Kunden:
Ein mittelständisches Maklerunternehmen spart täglich rund drei Stunden Arbeitszeit seit Standardabläufe wie Provisionsabrechnung, Schadenmeldungen oder Kundenanschreiben über SMART ADMIN automatisiert laufen. Gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel ist diese Entlastung entscheidend: Das Team gewinnt Freiräume für anspruchsvolle Aufgaben und persönliche Beratung. Nebenbei wird jährlich eine mittlere fünfstellige Summe eingespart.
Noch weiter geht ein anderer Maklerbetrieb, der über 500 automatisierte Prozesse eingerichtet hat – vom intelligenten Umgang mit BiPRO-Meldungen bis zum automatisierten Angebotsversand nach einer Kfz-Zulassung inklusive personalisierter E-Mail. Die Folge: monatlich rund 15.000 Euro Einsparung und eine deutliche Entlastung des Innendienstes.

Womit starten? Typische MVP-Stellschrauben mit Mehrwert
Viele Vorlagen sind bereits in den Standardeinstellungen unseres MVPs enthalten.

1. Posteingang und Dokumentenverarbeitung: Standardisierte Ablageprozesse, automatische Verknüpfung mit Verträgen.
2. Vertragsänderungen: Automatisierte Adress- und Bankdatenänderungen mit BiPRO 501/502.
3. Kommunikation: Automatische E-Mails bei Angebotsanfragen, Bestandsübertragungen oder Beratungsterminen.
4. Provisionsabrechnung: Hier ist beispielsweise ein automatisierter Abgleich von Ist- und Soll-Provisionen möglich. Bei Bedarf greifen definierte Kontrollstufen bis hin zur Dunkelverarbeitung.

Blick nach vorn: Mit Künstlicher Intelligenz (KI) das volle Potenzial ausschöpfen
KI-gestützte Prozesse werden den Automatisierungsgrad in der Versicherungs-Technologie weiter erhöhen: beispielsweise bei der Schadenbearbeitung, Risikoanalyse oder automatisierten Beratungsauslösung. Eine saubere Datenbasis ist dafür essenziell. Und genau hier setzen wir bei Smart InsurTech seit Jahren mit einer strukturierten Datenarchitektur an.

Fazit: Fortschritt beginnt im Kleinen     
Automatisierung startet nicht mit der perfekten Lösung, sondern mit dem ersten Schritt. Wer sein MVP richtig nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern gewinnt Handlungsspielräume zurück: für Beratung, Wachstum und Zukunft.


Kontakt
Smart InsurTech AG 
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E-Mail: vertrieb@smartinsurtech.de

Über die Smart InsurTech AG
Die Smart InsurTech AG betreibt mit SMART INSUR eine webbasierte Versicherungsplattform für Verwaltung, Vergleich und Beratung von Versicherungs- und Vorsorgeprodukten bzw. -verträgen. Das voll integrierte System verbindet Prozesse und Datenflüsse von Versicherungsunternehmen und -vertrieben und ermöglicht mit seiner modernen Technologie den schnellen und direkten Vertragsabschluss, anlassbezogene Produktvergleiche, Konzeptberatung und effiziente Bestandsverwaltung. Die hoch automatisierten Prozesse der Plattform führen zu deutlichen Kostenvorteilen und nachhaltigem Geschäftserfolg unserer Kunden. Das Unternehmen wurde mit dem TOP 100-Siegel 2024 für besonders innovative mittelständische Unternehmen ausgezeichnet.  
Die Smart InsurTech AG ist eine 100%ige Tochter der Hypoport InsurTech AG, die als Holding für neun Unternehmen im Versicherungsbereich unter dem Dach der Konzernmutter Hypoport SE fungiert. Sie verfolgt in den Bereichen tarifierbare Privat- und Gewerbeversicherungen, betriebliche Vorsorgeversicherungen und Industrieversicherungen das Ziel, einfache, effiziente und partnerschaftliche Lösungen für den Versicherungsmarkt zu schaffen.  
Die Aktien der SDAX-notierten Hypoport SE sind an der Deutschen Börse im Prime Standard gelistet. Die Hypoport-Gruppe beschäftigt in ihrem Netzwerk von Technologieunternehmen über 2.000 Mitarbeitende und hat im Jahr 2024 einen Umsatz von über 560 Mio. Euro erwirtschaftet. Weitere Infos unter www.smartinsurtech.de.