Dieser Artikel zeigt am lebendigen Beispiel, welche Durchlaufleistung gut geölte Antragsabteilungen erreichen können und wie neue Prozessautomatismen das Geschäft revolutionieren.
Horizont
Die Antragsabteilung ist das Herzstück eines jeden guten Finanz- und Versicherungsvertriebes. Hier entscheidet sich, wie lange es vom Antrag bis zum ersten Zahlungseingang dauert und wie groß der Arbeitsaufwand je Kunde ist, den die Firma betreiben muss.
In einem klassischen Vertrieb werden sowohl, in Teilen, die Interessenten als auch die Anträge durch die Antragsabteilung erfasst und zumeist auch der daraus resultierende Papierwust bearbeitet. Die Anlage wird zum Glück immer mehr von guten Schnittstellen zwischen MVP, Beratungssoftware und Vergleichsrechner übernommen. So, dass kaum noch manuell Makleraufträge, Anträge oder Personalausweise hinterlegt werden müssen.
Trotzdem kommt es immer mal wieder vor, dass ein Berater direkt über einen Gesellschaftsrechner geht oder zu einem Produktpartner keine gute Schnittstelle besteht. In Folge, gehen manchmal Erstpolicen oder Rückfragen ein, die der Innendienst nicht zuordnen kann.
Moderne Tools
Am besten lebt man daher, wenn die Antragsabteilung Gesellschaftsdokumente direkt per BiPRO in seinem MVP empfängt und OCR zur Dokumentenerkennung und mit KI-Künstlicher Intelligenz zur Dokumentenauswertung verwendet (z.B. mit Mr. Money - PDF Box). Aus den eingegangenen BiPRO-Dokumenten kann nämlich die Anlage unbekannter Kunden oder Verträge heraus erfolgen, sogar mit Beitrag und passendem Berater. Außerdem besitzen diese Dokumente einen Titel und eine Geschäftsvorfallnummer, die für die Prozesssteuerung genutzt werden können.
Der Vorteil
Gute Maklerverwaltungsprogramme, wie von codie.com, erlauben somit einem vier Personen Team eine Schlagkraft, mit der das Geschäft von mehreren hundert Beratern bequem abgearbeitet werden kann. Traditionelle Teams der Größenordnung hätten es hingegen schwer mehr als 1.000 Dokumente die Woche zu lesen, zuzuordnen und inhaltlich abzuarbeiten. Das zeigt das Potenzial von clever gesetzten Automatismen, mit denen das Team unterstützt wird. Zwei simple Beispiele verdeutlichen das: Die Weiterleitung aller Mahnungen per E-Mail (an Kunde und Berater) und die Stornierung eines Vertrages (mit Info an die Abrechnung) aufgrund einer Kündigungsbestätigung durch den VR – alles ohne einen Klick.
Ein anderer Klotz am Bein sind die ständigen Erinnerungsdienste die das Abrechnungsteam und die Berater gegenüber den Interessenten sowie Kunden leisten müssen. Zum Beispiel für fehlende Unterlagen, offene Angebote oder Rückfragen des VR. Heute hingegen, übernehmen das die modernen MVP‘s selbstständig. Codie.com und andere prozessorientierte Systeme automatisieren ferner die Verwaltung des Vertriebsteams, etwa wenn Berater die Tilgung von Vorschüssen oder das Beratungsprotokoll vergessen.
Letztlich, muss doch der Berater zum Hörer greifen, denn überzeugen können bis heute nur Menschen und für diese Aufgabe, hält Software den Beratern den Rücken frei – Verkaufen.
Checkliste für eine starke Antragsabteilung
- BiPRO-Dokumente automatisiert importieren und zuweisen
- Dokumente automatisiert bearbeiten und weiterleiten
- Fehlende Unterlagen automatisch anfordern
- Erinnerungen an Mandanten und Berater automatisieren
- Angelegte Verträge automatisch auf Fehler prüfen
- Zahlungseingang automatisch überwachen
Mit diesen Tipps und der richtigen Software können Sie Ihren Vertrieb endlich skalieren ohne die Gewinne in neue Angestellte stecken zu müssen. So geht’s vorwärts.
Pressekontakt:
Herr Matti Bargfried
E-Mail: demo@codie.com
CODie software products e.K.
Zeppelinstr. 47A
14471 Potsdam
https://codie.com
Über den Autor:
Matti Bargfried ist seit fünf Jahren Vertriebsleiter bei CODie software products e.K. – einer Firma die seit 1991 sowohl für Maklerfirmen und auch für Finanzvertriebe ein Bestandsverwaltungsystem anbietet. Er ist überzeugt, dass beide Welten viel voneinander lernen können.
