Situation der Ventilvertriebe

Auch die Ventilvertriebe müssen sich dem Wettbewerb um gute Vermittler stellen, denn die „jungen Wilden“ wollen modern und fortschrittlich gegenüber den Kunden auftreten und auch einen guten Service aus dem Backoffice genießen. Dieser wird zwar von den meisten Ventilvertrieben geleistet, aber oft teuer mit händischer Arbeit erkauft.

Zu den Anforderungen der Vertriebsmannschaft gehört natürlich auch, die eigenen Abrechnungen und eingereichten Verträge online im Blick zu haben und im besten Fall ein eigenes Ökosystem für die Kundenberatung zu erhalten. Letztlich fühlen sich viele AO-Vermittler heute wie die Poolmakler der frühen 2010er Jahre, wo man bestenfalls online eine Vertragsliste einsehen konnte.

Der Industriestandard hat sich natürlich stark verändert, insbesondere die Pools zeigen vielen Ventilvertrieben, wie gute Software geht.

Die Ventilvertriebe müssen sich also gerade im digitalen Bereich anstrengen, um im Kampf um gute Verkäufer nicht zu unattraktiv zu erscheinen. Gleichzeitig ist die Situation für die Ventilvertriebe komplexer als für reine Strukturvertriebe oder Pools, da sie direkt oder indirekt auf eine fremde Softwarelandschaft - die der Gesellschaft - angewiesen sind.

Problemstellung

Diese Landschaft war sicherlich ursprünglich eine Starthilfe, da sie es ermöglichte, weniger Ressourcen in die Ventil-IT zu investieren. Heute hingegen ist sie eher ein Klotz am Bein und behindert den Vertrieb. Insbesondere dann, wenn der Vertrieb die über ihn einreichenden Vermittler nicht selbst abrechnen kann/darf. Dann ist es vorprogrammiert, dass es zu Abstimmungsschwierigkeiten kommt und der Vertrieb „hängt“. Er muss als Sündenbock herhalten, darf Beschwerden über falsch abgerechnete Provisionen entgegennehmen und muss Kapazitäten aufwenden, um per „stiller Post“ zwischen Vermittler und Gesellschaft zu agieren. Gleichzeitig hat er aber keinen Einblick in die Abrechnungssoftware des VU und kann auch nicht aktiv etwas an der Situation ändern.

Dies ist auch dann ein Problem, wenn nur die Ventilköpfe abgerechnet werden (d.h. die einreichenden VU, Makler und andere Strukturen auf Gesellschaftsebene) und die Köpfe den empfangenen Gesamtbetrag dann intern weiter verteilen.

Abhängig von der Struktur des Ventilvertriebs ergeben sich auch Herausforderungen auf der Verwaltungsebene für die einreichenden Vermittler. Woher kommen die Gesellschaftsdokumente zu den abgeschlossenen Verträgen, wo können Sie eingesehen werden?

Die meisten Dokumente ziehen auch eine Reihe von Aufgaben nach sich. Wie kann der Vermittler diese effizient erledigen? Eine Weiterleitung per E-Mail wäre das Mindeste und sehr 2010. Modern wäre es, wenn die Dokumente dem Vermittler in einem speziellen Portal zur Verfügung gestellt würden.

Solche und ähnliche Arbeiten werden von den Ventilvertrieben immer noch mit hohem Personalaufwand erledigt, der sich bei der derzeitigen Provisionshöhe nicht rechnet. Hier verlieren die Vertriebe auf der Kostenseite gegenüber Pools und Strukturvertrieben, die Prozesse ohne Systembruch bis ins Detail digitalisieren und eine einheitliche Plattform anbieten können.

Mehr Kosten bedeuten aber letztlich bei gleichem Umsatz weniger Gewinn oder weniger Service gegenüber den Vermittlern. Eine „Pest oder Cholera“-Situation.

Mögliche Lösungen

Die Antwort auf diese Herausforderungen ist, die IT-Landschaft weiter von der Muttergesellschaft zu entkoppeln. Das ist natürlich leichter gesagt als getan und erfordert auf jeden Fall Schnittstellen z.B. zur Buchhaltung der Mutter, damit abgerechnete Provisionen direkt verbucht und ausgezahlt werden können.
Auch die Bereitstellung von TAA- und Kundenanalysesystemen über die Ventil-eigene IT ist notwendig. Nur so kann das Ventil ohne Systembrüche und manuellen Aufwand für interne und externe Vermittler als Intermediär zu und von der Mutter fungieren.

Wenn die Ausschließlichkeitsvermittler der Mutter über das Ventil bei Partnerfirmen abschließen, kann die Mutter per se keine eigenen TAA-Strecken bereitstellen. Wenn umgekehrt die Partnerunternehmen das Ventil nutzen, um bei der Mutter-VU einzureichen, dann sind eigene Strecken natürlich sinnvoll und möglich, aber nur, wenn sie unabhängig von der internen Vertriebssoftware für die Ausschließlichkeit der Mutter funktionieren. Andernfalls müssten Tausende von externen Vermittlern in diese integriert werden.

Doch wie und von wem sollen diese Systeme bereitgestellt und die IT-Landschaft zusammengeführt werden? Letztlich ist dies wie so oft eine Make-or-Buy-Entscheidung.

So können die eigene IT oder externe Softwarehäuser eine IT-Landschaft nach den Vorgaben des Ventilvertriebs aufbauen (Make). Dies garantiert eine ideale Passform, aber enorme Kosten und sehr lange Projektlaufzeiten (3-5 Programmierer mal 1-3 Jahre, je nach Anforderungen).

Im Gegensatz dazu bietet der Kauf eines bestehenden Systems (Buy), wie z.B. das von CODie.com, die Möglichkeit, Projektierungszeit zu sparen, da bereits etwas vorhanden ist, das angepasst werden kann. Allerdings kann der Sitz nie 100%ig passen.

Fazit

Ventilvertriebe spielen eine wichtige Rolle als Intermediär und Durchlauferhitzer zwischen verschiedenen VU und Partnerfirmen, sie machen damit allen Partnern das Leben leichter. Der Wettbewerb um gute Verkäufer und Geschäfte erfordert jedoch die IT-Souveränität des Ventilvertriebs - mit einem eigenen Bestands-, Abrechnungs- und TAA-System.


Pressekontakt:

Herr Matti Bargfried
E-Mail: demo@codie.com

CODie software products e.K.
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Über den Autor:

Matti Bargfried ist seit fünf Jahren Vertriebsleiter bei CODie software products e.K. – einer Firma die seit 1991 sowohl für Maklerfirmen und auch für Finanzvertriebe ein Bestandsverwaltungsystem anbietet. Er ist überzeugt, dass beide Welten viel voneinander lernen können.