Nur noch elektronisch - diese Forderung gilt vom 1. Januar 2006 an für Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung. Betroffen sind davon alle Unternehmen. Dabei gibt es für sie einige Besonderheiten zu beachten, die es bei der Umstellung auf den elektronischen Versand von Steuerdaten Anfang 2005 nicht gab. Arbeitgeber, die sich mit diesem Thema noch nicht beschäftigt haben, sollten sich nun dringend darum kümmern, wenn sie Schwierigkeiten bei den ersten Lohnabrechnungen in 2006 verhindern wollen.

Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht vom 21. März 2005 wurde die Zeit der Zettelwirtschaft bei Beitragsnachweisen und Meldungen zur Sozialversicherung endgültig beendet. Ein Versand der Daten per Post, Fax, Diskette oder Magnetband ist vom 1. Januar 2006 an nicht mehr möglich. Eine Übergangsregelung wie bei der Umstellung auf die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung Anfang 2005 gibt es nicht. Was einfach klingt, ist dennoch mit einigen Komplikationen verbunden.

Die Sozialversicherungsträger lassen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch nur Abrechnungsprogramme zu, die detaillierte Qualitätsansprüche erfüllen und dies per Zertifikat nachweisen können. Deshalb müssen alle dafür eingesetzten Programme, egal ob sie von einem IT-Dienstleister stammen oder selbst erstellt wurden, von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) jährlich getestet und zertifiziert werden. Anwender sollten sich spätestens jetzt darüber informieren, ob das von ihnen eingesetzte Programm zertifiziert ist, bzw. umgehend die Zertifizierung beantragen.

Anwender, die sich als Arbeitgeber oder Steuerberater bei der Datenübermittlung auf Lohnbuchhaltungs-Software der DATEV und das Rechenzentrum des IT-Dienstleisters verlassen, brauchen sich um diese Zertifizierung nicht weiter kümmern. Das Rechenzentrum dient seit Jahren als zentrale Datendrehscheibe für den Kontakt zu den Krankenkassen, aber auch zu vielen weiteren Institutionen. Es wird jährlich von der ITSG geprüft und bekommt eine hohe Datensicherheit und Zuverlässigkeit bescheinigt.

Nutzen Anwender das DATEV-Rechenzentrum zur Datenübermittlung, entfällt für sie auch das Beantragen eines weiteren Zertifikats, in diesem Fall für die verschlüsselte Datenübermittlung. Dieses benötigt ansonsten jeder, der Daten an die Krankenkassen versenden möchte. Es ist bei der ITSG zu erhalten und hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Gebühr für die Erstellung des Zertifikats beträgt bis zum Ende dieses Jahres 45 Euro, danach 60 Euro netto.

Die Beschäftigung mit den Umstellungen zum Jahreswechsel können Unternehmer zum Anlass nehmen, um ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten, beispielsweise durch die Kooperation mit dem Steuerberater. Er kann die komplette Abwicklung übernehmen oder auch bei der Auswahl einer geeigneten Software helfen. Setzen Unternehmer DATEV-Software für die Lohnabrechnung ein, lassen sich unter anderem die elektronischen Meldepflichten einfach und unkompliziert erledigen. Denn die Datenübermittlung in die Sozialversicherung ist in diesen Programmen ein seit Jahren etabliertes Verfahren. Sie erfolgt unter Ausnutzung aller gesetzlichen Abgabefristen automatisch und mit einem Höchstmaß an Sicherheit für die vertraulichen Daten.