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Wissen aus der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche

Umsetzung der bAV

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Für die Durchführung der Entgeltumwandlung ist ein strukturiertes Beratungs- und Betreuungskonzept in drei Schritten empfehlenswert. Nachfolgend werden die entscheidenden Phasen in der Vorbereitung, Umsetzung und nachhaltigen Betreuung der Entgeltumwandlung dargestellt.

Ein solches Konzept berücksichtigt ebenso die Interessen des Arbeitgebers, der bei konsequenter Durchführung von möglichen Haftungsfragen freigestellt wird, als auch die des Arbeitnehmers, der neben einer qualifizierten Beratung ausgewählte Produkte zur Verfügung gestellt bekommt.

Dabei ist grundsätzlich eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Geschäfts- und Personalleitung notwendig. Um eine große Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen, ist es empfehlenswert, die jeweilige Mitarbeitervertretung über den genauen Ablauf zu informieren und möglichst mit einzubinden.

Dazu gehört natürlich auch die Erstellung eines Umsetzungsplanes mit genauer Terminierung der durchzuführenden Maßnahmen.


Inhaltsverzeichnis

Auswahl der Versicherungsgesellschaft und des Tarifs

Die Grundlage einer qualifizierten Beratung ist die Auswahl eines Versicherers sowie des entsprechenden Produktes (Tarif). Die Arbeitgeber und –nehmer sind meist mit der Vielzahl der Angebote überfordert. Eine Beratung bei der Auswahl wird gerne in Anspruch genommen.

Grundlage der Anbieterauswahl sind die verschiedenen Ergebnisse renommierter Ratingagenturen sowie der Stresstests.


Quelle: Auswertung der Geschäftsberichte 2004 sowie infinma GmbH 10 /2005


Je nachhaltiger die Begründung einer getroffenen Auswahl ist, desto besser können die Unsicherheiten des Arbeitgebers zerstreut und dieser von der Beratungsdienstleistung überzeugt werden.

Neben der Qualität des Anbieters gilt es jedoch auch die Tarifwelt der Marktteilnehmer zu untersuchen. Grundsätzlich bestehen zwei Möglichkeiten, einem größeren Personenkreis Vorzugskonditionen anzubieten.

Rahmenverträge

Von Rahmenverträgen sprechen wir bei Tarifen mit besonders günstigen Kalkulationsgrundlagen (z.B. reduzierte Stückkosten) und einem vereinfachten Aufnahmeverfahren (z.B. Anmeldelisten).


Kollektiv-Sondertarif

Bei diesen Tarifen ist die Kalkulation ohne Abschlusskosten möglich. Somit besteht von Beginn an ein hohes Vertragsguthaben.

Verglichen mit einem Einzeltarif erhält der Arbeitnehmer bei beiden Optionen stark verbesserte Konditionen.

Bei der Auswahl des Produktes sollten insbesondere die Garantiewerte, die Beteiligung am Überschuss der Versicherungsgesellschaft als auch die jährliche Gutschrift der Überschussbeteiligung eine Rolle spielen. Erst unter Berücksichtigung aller Faktoren (Unternehmens- und Produktrating) kann und sollte eine Auswahl des Anbieters erfolgen.

Festlegung der Umsetzung

Nach Festlegung des Produktpartners und des Produktes erfolgt die Beratung und Informierung des Arbeitgebers hinsichtlich des weiteren Ablaufes. Ebenso wichtig ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitervertretung.

In einem ersten Schritt geht es um eine status quo – Aufnahme.

Zu klären sind Fragen wie:

  • Welche Form der bAV besteht bereits?
  • Welche Möglichkeiten der Mitarbeiterinformation kann genutzt werden?
  • Welches Angebot ist aufgrund der tarifvertraglichen Gegebenheit möglich?
  • Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss?

Bei der Erstellung eines solchen ´Zustandsberichtes´ ist es hilfreich, mit entsprechenden Checklisten zu arbeiten.

Erfassung der Daten

Zur Erfassung der Daten eignen sich verschiedene Checklisten, die je nach Betrieb natürlich variieren können.

Anbei ein Beispiel:

Erfassungsbogen betriebliche Altersversorgung


Auf der Basis der Checkliste soll dann die weitere Vorgehensweise vereinbart werden. Grundsätzlich muss dem Arbeitgeber verdeutlicht werden, dass die Dienstleistung nur mit einer umfangreichen Information über verschiedenste Wege an den Mitarbeiter Sinn macht.

Gemeinsames Ziel sollte sein, möglichst viele Mitarbeiter mit dem Angebot zu erreichen, da nur so die beschriebenen (Haftungs-) Risiken reduziert werden können.

Grundsätzlich gilt:

Je individueller die Ansprache ist, desto erfolgreicher kann dieses Thema umgesetzt werden. Nachfolgend stellen wir verschiedene Zugangskonzepte zur Bewerbung der Mitarbeiterschaft exemplarisch vor.

Erstellung individueller Angebote

Diese Vorgehensweise basiert vor allem auf der Erstellung individueller Angebote. Hierfür stellt der Arbeitgeber pseudonymisierte Mitarbeiterlisten (interne Zuordnungsnummer, Name, Jahresbruttoverdienst, Steuerklasse, Anzahl der Kinder, Kirchensteuerpflicht?, usw.) zur Verfügung, auf deren Basis individuelle Angebote incl. einer Vorteilsberechnung (Brutto/Netto – Aufwand) erstellt werden.

Der Ablauf kann dann folgendermaßen aussehen:

  • Persönliche Angebote aus anonymisierter Mitarbeiterliste mit Rückmeldebogen
  • MA Veranstaltung
  • Rückmeldebogen
  • laufende Betreuung

Wenn Sie die anonymisierte Mitarbeiterliste verwenden, haben Sie die Sicherheit, dass Sie nicht gegen Datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen.

Anbei finden Sie eine Liste, mit der die für eine Berechnung notwendigen Daten angefragt werden können:


Mitarbeiterliste für die Anforderung von Vorschlagsberechnungen zur betrieblichen Altersversorgung durch Entgeltumwandlung in Form der ........................ *


Arbeitgeber:
 


Name Mitarbei- terin / Mitarbeiter (nicht ausfüllen) Pers- onal- Nr. w
m
Geburts- datum steuer- pflichtiges Monats- Bruttogehalt (EUR) ca. Lohn- steuer- klasse Anzahl Kinder- freibeträge kirchen- steuer- pflichtig:

ja / nein

Umwand- lungs- betrag
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          

* ) entsprechend Abstimmung mit Geschäftsleitung und Mitarbeitervertretung: Direktversicherung / Pensionskasse / Unterstützungskassenversorgung

Max Mustermann

Sofern Sie keine Daten von Seiten des Arbeitgebers erhalten, können Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Allgemeine Information der Mitarbeiter über den Arbeitgeber in Form von Musteranschreiben und Musterberechnungen
  • Mitarbeiter Informationsveranstaltung
  • Persönliche Beratung aller Mitarbeiter über Terminlisten
  • Rückmeldebogen
  • laufende Betreuung


Erfolgreiche Umsetzung

Die erfolgreiche Umsetzung hängt von vielen Faktoren ab. Wichtig ist aber, dass Sie die hier strukturierte Vorgehensweise beachten, denn dann haben sie die größten Chancen auf eine hohe Durchdringung.

· Anschreiben an Mitarbeiter zur Informationsveranstaltung

· Informationsveranstaltung für interessierte Mitarbeiter

· Individuelle Einzelberatungen für Mitarbeiter (Einrichtung von festen Beratungstagen)

· Umsetzung - verpflichtende Einbindung der Mitarbeiter

z.B:

· Teilnahme oder Nichtteilnahmeerklärung des Mitarbeiters

· Dokumentation für Personalakte

· Anmeldung in Listenform

Gerade die Rückmeldung auch derer, die keine Versorgung abschließen wollen ist für Sie und den Arbeitgeber von großer Bedeutung.

Denn durch die Rückmeldebögen können der Arbeitgeber und Sie beweisen, dass eine Information erfolgt ist und eine Beratung zumindest angeboten wurde. Durch die Rückmeldebögen erhöhen Sie auch die Beteiligungsquote bei der Anmeldung zur Einzelberatung, da sich die Mitarbeiter oft scheuen, sofort nein zu sagen. In dem Einzelgespräch sind Sie dann als Berater gefragt.

Ebenso erhöht ein Arbeitgeberzuschuss die Teilnehmerquote deutlich. Zum einen steigert diese zusätzlich soziale Leistung die Mitarbeiterzufriedenheit und –motivation sowie das Arbeitsklima und zum anderen spart der Arbeitgeber pro Teilnehmer noch immer den Teil, den er nicht an den Mitarbeiter weitergibt. Somit ist es auch für den Arbeitgeber von Vorteil, wenn viele Mitarbeiter die Entgeltumwandlung nutzen.

Bei der Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen hat es sich gezeigt, dass eine Dauer von ca. 45 . max. 60 Minuten inklusive Fragerunde nicht überschritten werden sollte.

Die Mitarbeiterveranstaltung sollte von Seiten der Firma und/oder der Mitarbeitervertretung beworben werden. Eine Veranstaltung im Rahmen einer allgemeinen betrieblichen Informationsveranstaltung erhöht die Akzeptanz und damit die Chance auf eine hohe Durchdringung.

Hier finden Sie ein Muster für einen Rückmeldebogen der Mitarbeiter:

Musterbogen

Laufende Betreuung

Die durchgehende Betreuung ist insbesondere aufgrund der folgenden Entwicklungen oder Veränderungen wichtig:

  • Mitarbeiterfluktuation
  • Änderung der Zahlweise· Änderung des (Brutto)-Beitrages
  • Absicherung zusätzlicher Risiken (BU, Tod...)
  • Beitragsfreistellung
  • Einstellung neuer Mitarbeiter
  • Ausscheiden der Mitarbeiter

Die Betreuung sollte vor Ort durch den Vermittler und durch eine Fachabteilung erfolgen, denn durch die dauerhafte Betreuung unterscheiden Sie sich sehr deutlich von anderen Vermittlern! Gerade kleine und mittlere Arbeitgeber wollen von Ihnen laufende Unterstützung, damit während der Vertragslaufzeit der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich bleibt.


Notwendig sind während der gesamten Vertragslaufzeit zum Beispiel:

  • Prüfung von Vertragsdokumenten und Beitragsabrechnungen
  • An- und Abmeldungen
  • Vertragsänderungen


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