Geld bewegt die Welt – und mit ihr auch die Versicherungs- und Finanzvertriebe. Bevor jedoch etwas in Bewegung gerät, muss es zugeordnet werden. Provisionen müssen sinnvoll verteilt werden, um Motivation zu schaffen – und genau hier lauern Fallstricke, die sowohl Vermittler als auch Unternehmen in Bedrängnis bringen.

Abrechnung als Steuerungsinstrument

Maklerfirmen und Vertriebe stehen zunächst vor der Frage, wie sie die Abrechnung ihrer Untervermittler organisieren möchten. Entweder sie greifen auf externe Services zurück – z. B. ihres Pools – oder sie bauen eine eigene Fachkompetenz auf und übernehmen die Vergütung intern. Diese zweite Variante ist kein kleines Unterfangen: Sie bindet oft mindestens zwei Fachkräfte – mit entsprechenden Gehaltskosten. Die Entscheidung ist in den meisten Fällen eine bittere Wahl. Entweder drückt man auf den Gewinn, um die interne Fachkompetenz zu finanzieren, oder man akzeptiert die Einschränkungen externer Abrechner. Die wiederum Einfluss auf die Provisionsgestaltung nehmen. Besonders wenn Pools zum Einsatz kommen, kann es sogar vorkommen, dass bestimmte Geschäftsfelder gar nicht abgerechnet werden können.

Deshalb greifen viele kleinere Betriebe noch immer zu Excel: Die klassische Handhabung prozentualer Provisionsteilungen lässt sich so recht gut abbilden. Sobald jedoch komplexere Anforderungen aufkommen, sei es durch dynamische Haftungsvolumina oder die notwen­dige verursachergerechte Stornoaufteilung bei sich ändernden Provisionsstruktur, stößt Excel an seine Grenzen.

Fachliche Herausforderungen

Matti Bargfried
CODie

Ferner ändert sich gerade der Geschmack im Bereich Provisionssystem. Wurde früher häufig von der Spitze her gerechnet, mit einer festen prozentualen Aufteilung wer was bekommt, orientieren sich heute viele Vertriebe an einem Modell ähnlich der Pools. Diese gehen von einer dynamischen Overhead-Provision aus und einer Basislinie, die gleichzeitig den maximalen Verdienst der höchsten Vermittlerstufe darstellt. 

Betrachten wir das an einem Beispiel: Die höchste Vermittlerstufe erhält 80 %. Die Differenz zu 100 % teilen sich Firma und Management. Spielt das Produkt 23 % Courtage ein und steigt später auf 23,5 %, sollen die Vermittler bei den „alten“ 80 % bleiben, die nun aber 78,29 % entsprechen, denn das Plus soll an die Firma und die Führungskräfte gehen. In der Abrechnungssoftware von CODie kann man deshalb z. B. festlegen, was die “neuen 100 %” sein sollen.

Übrigens ist das ein starkes Argument für Einheitensysteme: Sie errechnen den Wert je Einheit über einen Faktor bzw. Teiler. Manipuliert man diesen, bleiben die Einheiten und damit die Zahlungen für den Vermittler konstant, selbst bei steigender Courtage.

Deshalb wird der Teiler/ Faktor, der je Produkt anders ist, in der Regel auch nicht an die Vermittler kommuniziert.

Darüber hinaus werden Provisionsvereinbarungen selbst zu einem Steuerungsinstrument. Ein Beispiel ist die sogenannte Förderprovision: Wer Vermittler ins Unternehmen bringt, erhält als „Bringer“ eine zusätzliche Vergütung, meist aus den Provisionen der akquirierten Vermittler finanziert, selbst wenn diese nicht direkt der Struktur des „Bringers“ zugeordnet sind. Diese Regelungen gut verwaltbar im System zu machen, stellt hohe Anforderungen an das Abrechnungssystem – nicht umsonst hat allein die Einführung dieser Funktion bei CODie zwei Monate Entwicklungsarbeit gekostet.

Die technische Umsetzung der Abrechnung von Untervermittlernetzwerken erfordert sowohl erfahrenes Personal als auch passende Softwarelösungen. Zahlungseingänge – klassisch in Form von CSV‑Dateien – müssen konsolidiert, bereinigt und importiert werden. Hierbei gibt es zwei Probleme: Erstens ist das Format häufig sehr schwer zu importieren (Tabellenaufbau, Datenstruktur). Zweitens enthalten Poolabrechnungen oft fehlerhafte Angaben zu Konditionsarten wie AP, BP, Pflege oder Dynamik. Der korrekte Wert ergibt sich häufig erst aus der Kombination mehrerer Felder und hängt manchmal zusätzlich von der Höhe der Produktkondition ab. Verantwortlich dafür ist auf Poolseiten, die Komplexität hunderte verschiedene Datenquellen zusammenzuführen.

Obwohl zunehmend Versicherer den BiPRO‑Standard 430.7 für Courtagelisten anbieten, bleibt das CSV‑Format dominant. Das liegt daran, dass Finanzvertriebe zahlreiche Produktpartner bedienen, von Versicherern bis hin zu Investmentfonds, die ihre Daten per CSV bereitstellen. Abrechnungssysteme wie CODie unterstützen einen CSV‑Konverter, der die Listen bereinigt und sicher importierbar macht – ein essenzielles Tool, um Chaos in strukturierte Daten zu verwandeln.

Strategische Optionen für junge Vertriebe

Gerade junge Vertriebe stehen oft vor der Frage, wie sie ihre Ressourcen einsetzen: Lohnt es sich, das Abrechnungs-Know‑how ins Haus zu holen – inklusive Personal- und Technologieaufwand – oder schließt man sich einem externen Dienstleister an? Für Letzteres bieten spezialisierte Abrechnungsfirmen wie die ABREKON GmbH passende Lösungen. Sie liefern individuell zugeschnittene Abrechnungsmöglichkeiten, flexibel gestaltbare Provisionsvereinbarungen und decken alle Geschäftsfelder ab – ein Angebot, das besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen viel Aufwand erspart.

Fazit

Abrechnung ist längst keine rein administrative Aufgabe mehr, sondern ein strategisches Steuerungs­instrument. Wer die Systeme clever auswählt – egal ob externe Lösung oder interne Kompetenz – und die fachlich-technischen Herausforderungen ernst nimmt, kann damit Wachstum und Motivation zugleich fördern. Wer hier spart, zahlt oft später drauf – in Form von unzufriedenen Vermittlern, ineffizienten Prozessen und finanziellen Risiken.

Matti Bargfried ist seit fünf Jahren Vertriebsleiter bei CODie software products e.K. – einer Firma die seit 1991 sowohl für Maklerfirmen und auch für Finanzvertriebe ein Bestandsverwaltungsystem anbietet. Er ist überzeugt, dass beide Welten viel voneinander lernen können.

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