Wenn über KI in der Versicherungsbranche gesprochen wird, geht es meist um die großen Namen und die sichtbaren Marketingbotschaften. Doch ein erheblicher Teil der eigentlichen Arbeit passiert hinter den Kulissen. BiPRO-Lieferungen werden verarbeitet, Bestandsübertragungen abgewickelt und Antragsrückfragen beantwortet. Genau in diesem Maschinenraum ist die Workspacer aus München aktiv und macht Maklerprozesse durch Automatisierung Stück für Stück einfacher.

Vom Zeitsprung zur eigenen Firma

Tom Beulker
Workspacer 

Hinter Workspacer steht Gründer Tom Beulker, mit 26 Jahren ein Vertreter der neuen Generation in der Branche. Seinen beruflichen Einstieg fand er nach dem Studium bei Zeitsprung rund um Sasha Justmann. Dort entstanden die ersten Berührungspunkte mit dem Maklergeschäft, mit der Welt der Pools und vor allem mit dem BiPRO-Standard. Anfang 2025 gegründet, ist inzwischen ein 15-köpfiges Team entstanden, das mittlerweile über eine Million Aufgabenschritte pro Monat für die Kunden automatisiert.

Vom Prozess her denken, nicht vom Werkzeug

Aus Sicht von Beulker gibt es einen weit verbreiteten Irrweg: Unternehmen kaufen pauschal KI-Lizenzen ein und hoffen, dass sich Effizienzgewinne von allein einstellen. Das Ergebnis sei häufig das Gegenteil. Mitarbeiter erhalten lediglich ein zusätzliches Werkzeug, ohne dass echte Zeit eingespart wird.

Workspacer kehrt die Logik um. Am Anfang steht nicht die Technik, sondern der Prozess. Das Team beobachtet die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Aufgaben und achtet auf wiederkehrende Arbeitsschritte. Daraus entsteht eine Dokumentation, mit der die Entwickler ohne Rückfragen mit dem Bau der Automatisierungsstrecken beginnen können. Erst danach kommt KI dort zum Einsatz, wo sie den größten Hebel bietet. Im Schnitt automatisiert das Team einen Prozess in vier bis sechs Wochen und gewinnt dabei nach eigenen Angaben rund 80 Prozent der manuell gebundenen Zeit zurück.

Das Unternehmen bringt ein eigenes Ökosystem mit, einen datenschutzkonform und mandantengetrennt aufgesetzten Werkzeugkoffer mit derzeit rund 163 marktüblichen KI-Werkzeugen. Damit müssen sich die Kunden weder um die Auswahl noch um die Aktualisierung der schnelllebigen Modelle kümmern. Ein Prozess startet etwa in einem Microsoft-Tool, durchläuft das Ökosystem zur Automatisierung und endet in einem anderen System. Dazwischen liegt die eigentliche Arbeit.

Maklerpool als Referenz: Was im Hintergrund läuft

Wie konkret das aussieht, zeigt die Zusammenarbeit mit einem großen Maklerpool. Dort hat Workspacer inzwischen mehrere Prozesse rund um die tägliche Datenflut zwischen Versicherern und Pool automatisiert.

Besonders interessant sind die großen Datenmengen aus den BiPRO-Lieferungen. Versicherer senden laufend Dokumente und Datensätze zu Vertragsänderungen, in einigen Fällen lässt sich eine Lieferung keinem Vertrag eindeutig zuordnen. Beim Pool fallen pro Monat rund 70.000 solcher Datenlieferungen an, die bislang Mitarbeiter einzeln prüfen und den Kundenverträgen manuell zuordnen mussten. Durch die Automatisierung lesen KI-Agenten die Dokumente aus, identifizieren über Vertragsnummern, Namen oder andere Merkmale den passenden Vertrag und erledigen die Zuordnung. Rund 90 Prozent dieser Fälle bereinigt das System eigenständig. Der Rest wird an Mitarbeiter ausgesteuert, weil die KI hier keine ausreichend sichere Zuordnung treffen kann.

Bestandsübertragungen in Echtzeit

Ein weiterer Anwendungsfall mit hohem Volumen sind die Bestandsübertragungen. Wenn ein Makler einen Vertrag in seinen Bestand übernehmen möchte, meldet der Versicherer das Ergebnis der angeforderten Übertragung zurück. Früher mussten diese Rückmeldungen manuell ausgewertet und die nötigen Folgeaktionen ausgelöst werden, etwa einen Vertrag aktiv schalten oder stornieren.

Auch dieser Ablauf wurde durch Workspacer automatisiert. Aktuell laufen rund 2.500 Bestandsübertragungen pro Woche durch das System. Die Rückmeldungen werden unmittelbar verarbeitet, sodass den Maklern die Information zur Übertragung in Echtzeit zur Verfügung steht.

Auch im TAA-Bereich des Neugeschäfts wurde der Automatisierungsgrad noch einmal erhöht, indem Antragsrückfragen im LV-Bereich durch die KI bearbeitet und an den Makler weitergeleitet werden. Grundlage sind Entscheidungsvorlagen aus dem Fachbereich des Pools. Der Automatismus umfasst sowohl BiPRO-Lieferungen als auch Vorgänge per E-Mail. Aufgrund der positiven Erfahrungen sollen nun weitere Sparten wie Sach und Kfz schrittweise folgen.

KI auch für den Maklerunternehmer

Automatisierung lohnt sich nicht nur für die großen Datenmengen bei Pools. Auch bei einem mittelgroßen Maklerhaus mit knapp 20 Mitarbeitern war Workspacer aktiv. Dort hat das Team einen KI-Agenten gebaut, der Rückfragen aus dem Vertrieb durch gezielte Suchen im Kunden- und Vertragsbestand des MVP-Systems beantwortet. Das hat das Backoffice erheblich von telefonischen Anfragen entlastet.

Beulker formuliert den Anspruch selbstbewusst: Es gebe keinen digitalen Prozess, den man nicht automatisieren könne. Wo eine technische Schnittstelle fehlt, geht das Team auch sehr pragmatische Wege, um eine Automatisierung der Anwendungen zu ermöglichen. So lassen sich selbst Standardsysteme ohne offene Schnittstellen einbinden.

Der eigentliche Fortschritt durch KI entsteht durch die Automatisierung einzelner Prozesse, die das tägliche Maklergeschäft belasten. Am Ende profitieren Vermittler und ihre Kunden durch schnellere und günstigere Abläufe.