Vermittler Marco Klenk erzählt seine bemerkenswerte Erfolgsgeschichte im Podcast von Marko Petersohn: Wie er mit unter 30 Jahren eine der Top-30-R+V-Agenturen übernahm und sie komplett neu aufbaute. Von der klassischen Vermittleragentur zum digitalen Finanz-Startup - mit systematischer Prozessoptimierung und konsequenter Digitalisierung.

Ausgangslage: Analoges Chaos

Podcast Königsmacher von Marco Petersohn

Was Klenk 2023 übernahm, war eine klassische Ein-Mann-Agentur: "Es gab damals 2022 eine Halbtags-Innendienstkraft, kein Außendienst, nichts. Quasi nur er allein." Die technische Ausstattung entsprach vergangenen Jahrzehnten: "Es wurden E-Mails ausgedruckt, es wurden Notizen drauf geschrieben und auf den Tisch gelegt statt eine E-Mail weiterzuleiten - das war komplett analog."

Kompletter Neuaufbau der IT-Infrastruktur

Klenk nutzte den Vorteil der "grünen Wiese": "Ich habe mich immer gefühlt wie so ein Finanz-Start-up, ein wirklich neues Unternehmen." Seine erste Maßnahme: Die komplette Trennung von Privat- und Firmenkunden durch separate Systeme.

"Kein Privatkunde hat meine Handynummer, nur Firmenkunden haben meine Handynummer bekommen." Stattdessen richtete er einen zentralen Gruppenbriefkasten ein: "Darüber kommunizieren alle Privatkunden mit uns, und da haben alle im Team Zugriff."

Prozessoptimierung für Skalierbarkeit

Klenk entwickelte die Prozesse nicht für die aktuelle Teamgröße, sondern für künftiges Wachstum. "Ich habe schon vom ersten Moment meine Prozesse danach ausgerichtet: Was ist, wenn ich einen Außendienst für den Privatkundenbereich habe und zwei Innendienstkräfte?"

Das WhatsApp-Business-System mit dem Tool "Mateo" ermöglicht zentrale Kommunikation: "Die Kunden können gar nicht mit einzelnen Personen direkt kommunizieren, wir haben das Privatkundengeschäft so gebündelt mit klaren Anweisungen, wer muss was bearbeiten."

Strategische Personalplanung

Klenks Personalstrategie durchbricht branchenübliche Muster: "Ich stelle das Personal ein, bevor der Bedarf entsteht, weil ich weiß, ich werde in den nächsten zwei Jahren wachsen."

Das Ergebnis: "Das Personal wächst zusammen mit meinen Prozessen, die können sauber eingearbeitet werden, ohne dass das Team überlastet ist." Der Nachteil: "Der Haken ist, dass ich die letzten zweieinhalb Jahre deutlich weniger verdient habe als in meinem letzten Angestelltenjahr, aber das ist der Invest."

Digitalisierung der Kundenberatung

Die Modernisierung zeigt sich auch in der Beratung: "Meine zwei Außendienstler machen knapp 25 bis 30 Prozent der Beratungen digital." Noch wichtiger: "Sie kriegen es tatsächlich hin, dass fast alle Termine hier im Office stattfinden. Die laden jeden Kunden zu uns ins Büro ein."

Statt der standardisierten R+V-Präsentation entwickelte Klenk eine eigene: "Ich habe eine PowerPoint-Präsentation gebaut, die bisschen weg von dem Thema ist, wie die R+V ihren Beratungsleitfaden gemacht hat - wir haben es extrem schick modern gemacht."

Marketing-Automation und Content-Strategie

Das Marketing läuft systematisch über alle Kanäle: "Instagram-Auftritt, LinkedIn-Auftritt, wo extrem viel Content gemacht wird, über dann auch die Themen TikTok-Account." Dabei setzt Klenk auf Arbeitsteilung: Ein befreundeter Videograf übernimmt Produktion und Verwaltung der Social Media-Kanäle.

Für die LinkedIn-Strategie arbeitet er mit dem Marketing-Experten Max zusammen, um zielgruppenspezifischen Content zu entwickeln. Die Zusammenarbeit konzentriert sich auf die präzise Definition der Zielgruppe und passende Inhalte: "Was ist wirklich mein Kunde, was ist dann der Content dafür, was für Input können wir geben."

Herausforderung: Datenschutz und E-Mail-Marketing

Ein kritischer Punkt bleibt die Digitalisierung der Kundenkommunikation. Bei der Übernahme waren die Kundendaten unvollständig: Nur bei neun Prozent der Kunden lagen sowohl E-Mail-Adresse als auch Telefonnummer vor, zusätzlich mit der notwendigen Datenschutzeinverständniserklärung. "Wir sind jetzt bei 26 Prozent", erklärt Klenk den Fortschritt.

Das verhindert noch moderne Marketing-Automation: "E-Mail-Kampagnen machen wir noch nicht, weil wir noch zu wenig Kontaktdaten haben." Die Lösung: Seine Privatkundenberater sammeln systematisch bei jedem Kundentermin die fehlenden Kontaktdaten nach.

Messbare Erfolge der Digitalisierung

Die systematische Herangehensweise zahlt sich aus: Im internen R+V-Wettbewerb der Großagenturen steht Klenk auf Platz 1, deutschlandweit auf Platz 3. Von einer zweiköpfigen Agentur zu einem elfköpfigen Team in unter zwei Jahren - mit skalierbaren Prozessen und digitaler Infrastruktur.